O objetivo do inventário físico é o de se proceder a determinação real dos bens existentes, a fim de se permitir um controle do cadastro mais adequado dos itens do patrimônio, bem como a alocação dos custos de depreciação ao centro de custos que efetivamente deva receber o valor, permitindo, inclusive o conhecimento da depreciação por unidades de negócios ou centros de resultados.
Com base no inventário físico dos bens patrimoniais tangíveis e relação/cadastro completo de todos os bens registrados no Ativo Imobilizado da empresa, é efetuada uma reconciliação completa, confrontando o físico atual e real com a posição contábil fornecida.
A partir da reconciliação física contábil, são definidos os centros de custo ou centros de responsabilidade, com emissão de relatórios das eventuais divergências, ou seja:
a) Bens identificados fisicamente, com registro contábil
b) Bens identificados fisicamente, sem registro contábil
c) Bens com registro contábil, sem identificação física
Através da análise da situação atual do cadastro de itens, é executado o trabalho de inventário, cotejamento físico x contábil e saneamento do bens patrimoniais. Nesta fase podem ser efetuadas pesquisas nos diários, razões, notas fiscais de compra, contratos de fornecimento, além de outros documentos contábeis necessários.
Os bens são devidamente numerados e identificados individualmente com a placa de identificação. Na impossibilidade de fixar uma placa deverão ser numerados com numerador, todos os itens que eventualmente não estiverem identificados.
Existe também a possibilidade de utilização da tecnologia de identificação dos bens com plaquetas numeradas por código de barras que utilizam coletores de dados de última geração e proporcionam a utilização de rádio frequência, possibilitando atualização dos inventários de forma on-line no aplicativo de controle patrimonial.
Esta fase compreende o ajuste das relações “b” e “c” do cotejamento. Estas divergências serão apresentadas à empresa e analisadas em conjunto para definição dos ajustes a serem efetuados. A CONTROLE AVALIAÇÃO DE ATIVOS Avaliações, sempre procurará através da experiência de seus técnicos, sugerir as formas mais viáveis e legais a serem seguidas.
Os bens com registro contábil não localizados fisicamente, não passíveis de saneamento, poderão a critério da contratante, ser baixados. Nesta hipótese a contratada poderá fornecer laudo fundamentado da ocorrência.
De acordo com o PN CST 146/75, os bens do ativo imobilizado que se tenham tornado imprestáveis, ainda que antes de decorrido o prazo de vida útil previsto (em virtude de obsolescência anormal ou ocorrência de caso fortuito ou de força maior), podem ser baixados por ocasião da efetiva saída do patrimônio da empresa.
No caso de venda dos bens imprestáveis, ainda que como sucata, nenhuma dificuldade existe no tocante à sua baixa, pois a Nota Fiscal de Venda será o documento hábil à comprovação de sua saída do patrimônio da empresa. Neste caso, o ganho ou perda de capital será apurado como numa venda qualquer (art. 418 do RIR/99).
Entretanto, adverte o Parecer citado, não restando ao bem nenhum valor econômico apurável, a sua baixa contábil somente será admitida para efeitos fiscais, se o bem tiver sido baixado fisicamente, isto é, saído em definitivo do patrimônio da empresa, fato que deverá ser comprovado por documentos de idoneidade indiscutível.
Trata-se do trabalho de análise dos índices de depreciação que estão sendo utilizados e adequação dos mesmos aos índices permitidos pela legislação vigente. Deve ser feita a análise da possibilidade de aproveitamento de depreciação acelerada e/ou incentivada. Durante a fase de inventário físico deve ser identificado o tipo de trabalho (turnos) de cada equipamento ou centro de custo para, a partir destas informações, podermos sugerir utilização de depreciações diferenciadas, otimizando desta forma o aproveitamento fiscal permitido pela legislação.
São emitidos relatórios da conclusão dos trabalhos, listagem do cadastro de bens, saneamentos a serem executados, sugestões e implantação de norma de controle e implantação do cadastro patrimonial saneado no padrão da contratada.
Auditoria periódica posterior a entrega dos trabalhos:
Para os serviços de auditorias mensais, onde podem ser executados inventários físicos em centros de custos, departamentos, equipamentos, bem como revisão de lançamentos contábeis e patrimoniais, saldos, sequência na padronização das rotinas estabelecidas, revisão das rotinas, sugestão de melhorias etc.
Funciona como uma memória das tarefas executadas, apontando todos os critérios, métodos e suporte legal utilizados. Sua finalidade é manter subsídios informativos a novos profissionais da empresa, auditorias interna/externa.
Ao final desta etapa, é descrito o Plano de Trabalho, contendo a metodologia e padronização a ser seguida na execução de todo o projeto de Inventário e Reorganização Patrimonial da empresa. Este manual de cadastramento do patrimônio visa a apresentação de uma normatização que fortaleça a manutenção dos controles, ao nível obtido durante o projeto, garantindo, com isso, uma continuidade eficaz do gerenciamento patrimonial. Este manual compreenderá os seguintes itens:
Manual de cadastramento do patrimônio: Apresentação de uma sugestão de normatização que fortaleça a manutenção dos controles, ao nível obtido durante o projeto, garantindo, com isso, uma continuidade eficaz do gerenciamento patrimonial.
Este manual compreenderá os seguintes itens:
– Critérios para controle dos bens patrimoniais, com a definição dos bens que serão individualizados e dos a serem cadastrados em conjuntos ou lotes.
– Codificação e padronização da descrição dos bens, na estrutura descrição, marca, modelo e número de série.
– Padrão do local de afixação das etiquetas em código de barras, com o objetivo de otimizar o processo de leitura do código de barras.
– Controle de bens da empresa, em poder de terceiros (bens em conserto, comodato, etc.).
Durante e ao final da execução do projeto, os funcionários do departamento de patrimônio, recebem o treinamento necessário para habilita-los na manutenção e continuidade dos trabalhos. São transmitidos todos os critérios e a metodologia adotada nos trabalhos.
Durante e ao final da execução dos trabalhos, são apresentados os relatórios de bens patrimoniais, tais como: carga patrimonial por setor ou departamento, bens a serem baixados, bens a serem incorporados, relação geral de bens em ordem numérica ou classificado por conta e outros que forem solicitados. Será fornecido relatório das ocorrências encontradas nos trabalhos através de relatório com relação a sobras contábeis.