Qual a importância da ISO 9001 e quais os requisitos para obtê-la?

Muitos gestores de empresas não sabem qual é a importância da ISO 9001 para o seu negócio.

A ISO 9001 é uma norma internacional que define requisitos para um sistema de gestão da qualidade. Ela é valorizada em todos os continentes do globo terrestre. Os principais players do mercado adotam seus requisitos e buscam parcerias com empresas que aderem a esse padrão mundial.

Ao atender a esses requisitos, a sua empresa se torna muito mais organizada, com maior grau de consciência do contexto em que está inserida, passando a ter processos de trabalho bem estruturados e com maior eficiência, assim como abre novos mercados para atendimento a clientes mais exigentes. Tudo isso traz ganhos ao desempenho e à imagem da empresa.

Ficou curioso? Quer saber logo quais são os requisitos dessa prestigiada norma de gestão? Então, fique firme na leitura que detalharemos os principais aspectos da ISO 9001.

Qual a estrutura da ISO 9001?

A ISO 9001:2015 tem dez capítulos, sendo os três primeiros com informações introdutórias ao uso e aplicação da norma, e os demais com a apresentação dos requisitos propriamente ditos, os quais descreveremos a seguir:

Contexto da organização

Nesse requisito, as empresas assumem o compromisso de acompanhar o contexto interno e externo que afeta o sistema de gestão da qualidade (SGQ), de identificar as partes interessadas no seu negócio e de estabelecer um direcionamento estratégico para nortear as ações da sua equipe.

Esse é um grande passo para profissionalizar a gestão das empresas.

Liderança

Na revisão de 2015 da ISO 9001, a alta direção da empresa assume a responsabilidade de prestar contas sobre os resultados do SGQ.

Isso exige, por parte dela, maior entendimento e envolvimento com a gestão da qualidade, especialmente quanto ao apoio às demais lideranças, à manutenção do foco no cliente e ao estabelecimento da política do SGQ.

Planejamento

Esse requisito trata das ações para abordar riscos e oportunidades, da determinação dos objetivos da qualidade e do planejamento de mudanças.

Sob essa perspectiva, a empresa deverá avaliar os riscos corporativos (operacionais, táticos e estratégicos) que podem afetar seu SGQ e as oportunidades que possam ser aproveitadas para melhoria do sistema de gestão.

Apoio

Nesse capítulo é requerida a determinação dos recursos em termos de pessoas, infraestrutura, ambiente para operação dos processos, recursos de monitoramento e medição, rastreabilidade de medição e conhecimento organizacional.

Deve, ainda, estabelecer os critérios de competência, os métodos de conscientização e comunicação e a forma de tratamento da informação documentada – criação, atualização e controle.

É nesse momento que a empresa dimensiona tudo o que será necessário para a operação do seu sistema de gestão da qualidade.

Operação

Esse é o capítulo mais longo da norma, que aborda questões referentes ao planejamento e controle operacionais, aos requisitos, projeto e desenvolvimento de produtos e serviços, e o controle de suas mudanças, tanto os providos pela equipe interna quanto pela externa.

Aqui é dada total atenção ao ciclo produtivo de produtos e serviços, de modo que a empresa tenha o controle desde a sua concepção até as atividades de pós-entrega, estabelecendo, inclusive, os critérios de liberação e de controle de saídas não conformes.

Avaliação de desempenho

Aqui a empresa é requerida a monitorar, medir, analisar e avaliar o seu desempenho em diversos aspectos, como conformidade de produtos e serviços, eficácia do SGQ, eficácia de planejamento, desempenho de seus provedores externos e grau de satisfação do cliente.

Deve conduzir auditorias internas a intervalos planejados e realizar a análise crítica pela direção de diversos assuntos referentes ao sistema de gestão da qualidade.

Melhoria

Para atender a esse requisito, a organização deve determinar e selecionar oportunidades para melhoria da adequação, suficiência e eficácia do SGQ, de forma contínua e para o aumento da satisfação do cliente.

Também é necessário estabelecer o mecanismo de tratamento de não conformidades.

Como atender a todos esses requisitos?

Ao longo do texto da norma ISO 9001:2015, aparecem duas frases-chave: “manter informação documentada” e “reter informação documentada”.

Quando a norma determina “manter informação documentada”, ela tem a expectativa de que haja um documento, como procedimento, instrução de trabalho, fluxograma, diagrama, projeto, entre outros, para evidenciar o atendimento ao requisito.

Se a ISO 9001 estabelece a necessidade de “reter informação documentada”, ela tem a expectativa de que exista um registro, como formulário, relatório, gráfico, planilha, sistema informatizado, entre outros, para evidenciar que o requisito foi atendido.

Sendo assim, a sua equipe deve determinar, elaborar e manter atualizada a documentação que servirá de evidência de atendimento à norma ISO 9001. É uma tarefa de médio a longo prazo e que deve ser feita com a devida atenção aos detalhes.

Uma vez concluída a implantação da norma ISO 9001, a empresa deve contratar uma certificadora para realizar a auditoria externa de certificação.

Havendo a constatação do atendimento a todos os requisitos aplicáveis, a sua empresa receberá um certificado com validade de três anos, devendo passar por duas auditorias de manutenção e uma auditoria de recertificação durante esse período.

Como gerenciar toda essa informação documentada?

Como vimos, a informação documentada do sistema de gestão da qualidade é que evidenciará o cumprimento dos requisitos da norma ISO 9001. Portanto, a área de TI passa a ter uma função estratégica na manutenção da segurança da informação.

A segurança da informação diz respeito a preservar a confidencialidade, a integridade, a confiabilidade e a disponibilidade de toda a documentação do SGQ que se encontra armazenada na rede lógica da empresa e em seus sistemas informatizados.

Para cumprir essa tarefa, a área de TI precisa contar com mecanismos de bloqueio à intrusão, como firewall, gateway, senhas fortes, assinaturas eletrônicas, VPN (rede privada virtual) etc., assim como uma boa rotina de backup de dados — geração de cópias de segurança da informação documentada.

O backup de dados é fundamental para evitar a perda de dados, seja pela ocorrência de vírus de computador, como o tão temido ransomware, seja por apagamento acidental ou sabotagem, sendo possível auditar a rotina de backup para assegurar a sua eficácia.

Com todas essas medidas, a equipe de TI deixa os gestores da empresa com tranquilidade para realizar a gestão da qualidade em sua plenitude.

É grande a importância da ISO 9001 para a sustentabilidade de uma organização. Seus requisitos abrangem todas as etapas de realização de produtos e serviços, tornando a gestão empresarial mais planejada e controlada.

Nesse cenário, a TI ganha destaque na gestão estratégica da documentação do SGQ.

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